La loi autorise les photocopies de livres, d'articles (professionnels, scientifiques, de presse…), d'illustrations, de photos… dans le cadre professionnel, sans autorisation de l'ayant droit. Il y a toutefois une rémunération à payer à la société Reprobel, qui répartit le montant encaissé entre les auteurs et les éditeurs.
Les impressions ainsi que la reproduction et la communication numériques d'œuvres protégées nécessitent en revanche l'autorisation préalable de l'ayant droit. Cela vaut tant pour des reproductions/partages internes qu'externes à l'entreprise : copies numériques sur smartphone, tablette, portable, mails, intranet, réunions Zoom/Teams, présentations PowerPoint…
La "licence combinée" de Reprobel permet de se mettre également en ordre pour ces actes numériques de façon globale, simple et conviviale. Elle est complémentaire aux licences individuelles (comme pour les bases de données). On a le choix de souscrire ou pas à cette licence, mais ce choix n'est pas sans conséquences au vu des sanctions importantes en cas d'infraction au droit d'auteur qui peuvent vous coûter jusqu'à quelques centaines d'euros par infraction (hors frais d'avocats / de justice). Le site internet de Reprobel (rubrique "secteurs privé & public") donne toutes les informations utiles. Il existe trois catégories de tarifs selon le secteur d'activité.
Pour un(e) indépendant(e) qui travaille seul(e), le prix annuel HTVA est de 35, 40 ou 45 euros. Les membres UCM bénéficient d'une réduction de 5 euros. Il suffit de rentrer le code promo "UCM2022" en remplissant sa demande de licence combinée.
Pour les entreprises de moins de cinq collaborateurs, le forfait HTVA est de 50, 65 ou 85 euros selon l'activité. Le même code "UCM2022" accorde 10 euros de réduction.
Les entreprises de plus de cinq personnes doivent débourser 25 euros HTVA de forfait de base, plus 12, 17 ou 25 euros HTVA par employé en ETP (équivalent temps plein) selon l'activité. Le code "UCM2022" supprime le forfait et réduit ces montants individuels à respectivement 10,50 euros, 15 ou 22 euros.
La déclaration pour l'année 2022 doit être introduite sur le portail Reprobel avant le 14 avril 2023. Reprobel invite les entreprises à déclarer au cours de ce mois de janvier. Choisir la licence combinée permet de profiter des réductions et de l'extension aux usages numériques sans risque d'infraction au droit d'auteur.
Les membres UCM qui souscrivent pour la première fois à la licence combinée (car nouvellement établis ou ayant déclaré uniquement des reproductions papier lors de l'année de référence 2021) bénéficient d'une réduction tarifaire additionnelle attractive et ne paient que 45 euros HTVA s'ils ont moins de 5 ETP, 25 euros HTVA s'ils n'ont pas de personnel.
Pour pouvoir bénéficier de cette réduction additionnelle, il faut utiliser un code promo spécifique : "NEWLI22" (au lieu de "UCM2022").
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