Depuis 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'impose aux professionnels dans toute l'Union européenne. Il énumère une série d'obligations : consentement explicite, droit à l'effacement et à la portabilité, interdiction de principe du profilage, obligation de protéger les fichiers…
Pour faciliter la tâche des indépendants et chefs de PME, le RGPD encourage "les organismes représentant une catégorie de responsables du traitement à élaborer des codes de conduite." En clair, il s'agit de lister les obligations des professionnels d'un même secteur, préciser par exemple les traitements de données considérés comme légitimes pour étendre sa clientèle, ou détailler les mesures de sécurité particulières pour les données de santé.
Tout organisme professionnel représentant une profession peut élaborer un code de conduite. Il dit être approuvé par l'Autorité belge de protection des données (APD). Celle-ci peut accompagner la démarche.
Les notaires disposent d'un code élaboré par leur Chambre nationale, validé par l'APD et sanctionné par un arrêté royal. Il complète et précise les dispositions du RGPD en les adaptant aux particularités du secteur et au traitement de données à caractère personnel et confidentiel. Les règles édictées sont contraignantes et s'appliquent à tous les notaires du pays dans toutes leurs missions. Leur non-respect est passible de sanctions.
Le code encadre la récolte des données auprès de différentes sources, leur insertion dans les actes et documents, la conservation et le transfert des données vers les administrations autorisées. Il prend en compte le devoir de discrétion et le secret professionnel.
Le premier article impose aux notaires, autorités publiques, de désigner un délégué à la protection des données pour leur étude. Un même délégué peut avoir plusieurs mandats.
Le deuxième article concerne les mesures de sécurité adoptées ou confiées à un sous-traitant : identification des supports de données, destruction sécurisée des documents papier, gestion des mises à jour, contrôle des backups…
Les articles suivants traitent des obligations des collaborateurs internes et externes, des informations à fournir aux citoyens et de la procédure de contrôle prochainement à charge des Chambres des notaires.
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