"Pas le temps ? Alors il est grand temps de passer au digital." Voilà le message délivré par le SPF Économie aux indépendants et aux plus petites entreprises dans sa campagne "jepasseaudigital.be".
Sur le site du même nom sont rassemblés des témoignages récoltés auprès d'entrepreneurs de tous les secteurs traditionnels, qui se sont déjà digitalisés à des degrés divers. Le digital présente en effet de nombreuses facettes. Il permet d'une part de mieux se faire connaître et d'améliorer sa relation avec les clients (présence web, commandes et rendez-vous en ligne, envoi de devis, e-commerce…) ; d'autre part de faciliter et d'améliorer la gestion de son entreprise (agenda numérique, e-facturation, vision des commandes et des stocks en temps réel, traitement statistique des données…).
La campagne du SPF Économie, qu'UCM soutient, vise à convaincre les sceptiques et les réticents à exploiter les outils digitaux, tant pour élargir leur clientèle que pour mieux organiser le travail. Les indépendants et TPE ne sont pas toujours conscients de ce que la digitalisation peut leur apporter. Ils estiment ne pas avoir les connaissances, le temps ou l'argent pour changer leurs habitudes. Pourtant, quels que soient le secteur et la taille de l'entreprise, l'investissement en vaut la peine.
Entamer un processus planifié d'utilisation du web et du numérique peut faire entrer l'activité dans un cercle vertueux de croissance. Internet permet d'élargir son public, de mieux connaître ses clients et ainsi d'adapter son offre et d'améliorer sa réputation. Une entreprise rodée aux outils de gestion automatiques bénéficie aussi d'une sérieuse plus-value en cas de transmission.
Ludovic Deschamps (SPF Économie).
"Trois Belges sur quatre ont un smartphone et sept internautes sur dix achètent en ligne. Un entrepreneur a tout intérêt à s'adapter à cette réalité et à ne pas la subir." Ludovic Deschamps, attaché à l'Observatoire des PME du SPF Économie, pointe que dans les entreprises de moins de dix personnes, 40 % n'ont pas de site web et 83 % ne gardent pas leurs documents disponibles et à l'abri dans le cloud. Deux chiffres qui indiquent le chemin à parcourir.
"Cela peut paraître évident mais la première chose à faire est de chercher sa propre entreprise sur le web, conseille l'expert. Apparaît-elle en bonne place là où je la souhaite ? L'image donnée est-elle celle que je recherche ? Il faut ensuite se fixer des objectifs réalistes et avancer progressivement. On peut commencer par digitaliser sa propre gestion : agenda électronique, prise de commandes en ligne, enregistrement des stocks, e-facturation, caisse intelligente reliée à la comptabilité… L'étape suivante est d'intégrer le digital dans la stratégie commerciale de l'entreprise, notamment via l'e-commerce si l'activité s'y prête. Attention toutefois à ne pas foncer tête baissée dans la vente en ligne. Les contraintes sont importantes : entreposage, livraison, gestion des stocks et des retours…"
Il ne faut pas de compétences de haut niveau pour commencer à digitaliser son entreprise. Un partenaire de confiance peut répondre aux besoins et initier au maniement des outils. L'investissement, en argent, en temps et en énergie, sera vite amorti. "Les clients seront mieux servis et la gestion est beaucoup plus facile. Toutes les données peuvent être dans le cloud, à l'abri, disponibles partout et tout le temps, et actualisées en temps réel et de façon presque entièrement automatique."
Il n'y a pas de taille minimale pour utiliser les outils digitaux. "Un médecin peut permettre la prise de rendez-vous en ligne, avance en exemple Ludovic Deschamps. L'un des lauréats de notre campagne est un artisan garnisseur de sièges qui gère toute son activité par électronique, y compris l'état des stocks et les commandes de matières premières. C'est bien la preuve que tous les types d'activité peuvent en tirer des bénéfices."
Valentine Penders (Shoot for the Moon).
Le site jepasseaudigital.be publie vingt-neuf témoignages d'indépendants qui donnent des idées pour apprivoiser les nouvelles technologies. Cinq ont été primés. Parmi eux, l'agence de production audiovisuelle Shoot for the Moon, créée en 2013 par Nicolas Gratoir et Valentine Penders.
"J'ai toujours été passionnée de photo et de vidéo, raconte celle-ci. J'ai travaillé seule pendant neuf ans avant de m'associer à Nicolas. Nous avons pu engager une assistante de production à mi-temps car nous ne manquons pas de clients, surtout des agences de communication et des grandes entreprises (BNP Paribas, Accor Hotels…) qui nous demandent des publicités et des reportages."
"Au fur et à mesure du développement de l'agence, poursuit Valentine Penders, nous avons intégré des outils digitaux qui fluidifient notre travail et les tâches administratives. Notre première découverte fut Koalaboox, un outil de comptabilité et de facturation en ligne, qui permet également de sortir des devis. Puis nous avons utilisé l'application Asana pour gérer des “to do lists”, et Monday pour tout organiser. Plus spécifique à notre activité, Dropbox nous donne un accès permanent à tous les nécessaires de production."
L'agence est présente sur le web avec un site vitrine et une page Vimeo qui reprend ses plus belles réalisations. Elle a aussi une page Facebook et un compte Instagram, raisonnablement actifs.
"La digitalisation nous a vraiment facilité la vie, conclut Valentine Penders. Notre workflow est plus efficace, avec moins d'erreurs, moins d'oublis, moins de stress et davantage de temps à consacrer à ce que nous aimons vraiment faire : la production."
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