En 2025, l'e-Box sera obligatoire ! Toutes les communications des organismes publics à destination des entreprises et indépendants (562.456 à ce jour) passeront par ce canal.
Dès maintenant, l'e-Box facilite la vie. Le nombre d'utilisateurs a augmenté de 60 % sur les six derniers mois, pour dépasser les 140.000. Toutes les entreprises de plus de cinquante personnes l'utilisent. Les 80 % d'usagers sont atteints parmi les PME de plus de dix personnes. Les indépendants qui travaillent seuls sont encore relativement peu nombreux, mais ils vont aussi s'y faire car les administrations, parastataux et pararégionaux s'y connectent les uns après les autres. En avril, c'est la Banque nationale (BNB) qui s'inscrira dans le système, en particulier pour le dépôt des comptes annuels.
En fait, tous les professionnels inscrits à la Banque-carrefour disposent d'une e-Box. Il suffit de l'activer via itsme ou son eID. Les étapes à suivre sont détaillées sur le portail eboxenterprise.be. L'indépendant ou le chef d'entreprise est le représentant légal. Il peut se désigner lui-même ou choisir un collaborateur, un comptable… comme gestionnaire principal. Celui-ci peut ouvrir l'accès à d'autres utilisateurs, en sachant qu'ils pourront donc consulter tous les papiers officiels concernant la société.
Les documents qu'un service public envoyait auparavant par la Poste seront en effet envoyés dans cette boîte aux lettres électronique. Il peut s'agir de permis, certificats, avis d'imposition, attribution de subventions… Les principales administrations fédérales (Économie, Emploi, Finances, Pensions, Sécurité sociale…) communiquent par cette voie, mais aussi l'ONSS et l'Inasti (cotisations sociales pour salariés et indépendants). L'impression n'est pas nécessaire. Tout ce qui passe par cette boîte aux lettres électronique a valeur légale. Le papier devient facultatif pour les utilisateurs qui choisissent l'"opt-in".
L'e-Box peut être configurée pour envoyer une notification à l'adresse mail de son titulaire quand un nouveau document arrive. Il est évidemment possible de répondre à un message et d'utiliser un appareil mobile pour la consulter.
Il reste du travail à l'autorité publique pour compléter le projet. Ce n'est qu'en 2023 que les recommandés pourront passer par ce canal. Si la Flandre a déjà créé une plateforme, Digital Vlaanderen, pour intégrer ses diverses administrations à l'e-Box, la Wallonie et Bruxelles fonctionnent à la carte. Des pouvoirs locaux s'y intéressent. En 2025, quand tous les indépendants et entreprises seront obligatoirement dans le système, l'utilisation du papier deviendra marginale. Il sera en tout cas possible de s'en passer complètement pour toutes les communications officielles.